Прочитайте, прежде чем добавлять в календарь очередную встречу.
Наталья КопыловаАвтор Лайфхакера
поделитесь, что вы хотели бы изменить. В конце — бонус от наших иллюстраторов. Представьте ситуацию: человек присутствует на рабочем собрании, онлайн или офлайн — неважно. У встречи нет чёткой повестки, все что-то обсуждают, но не говорят ничего существенного. Дискуссия затягивается, у неё нет никаких конкретных результатов. Всё, о чём может думать сотрудник, — что в течение этого времени он мог бы заниматься реальной работой, а из-за бесполезного совещания ему, возможно, придётся задержаться.У сотрудника уже должна была начаться другая встреча, и он пишет её участникам сообщения с извинениями, прикидывая, как успеть хотя бы следующий созвон впихнуть в дедлайны. Тем временем совещание заканчивается, но никто ничего не решил, поэтому придётся собраться ещё раз.Наконец сотрудник выходит из конференц-зала или отключается, откидывается в своём рабочем кресле и понимает, что встреча высосала из него все соки. Он злится, чувствует бессилие. Всё, чего хочется, — захлопнуть ноутбук и больше никогда не быть онлайн.Согласно опросам, около 90% респондентов хотя бы изредка испытывают совещательное похмелье. Более половины из них считают, что это негативно влияет на продуктивность. Ещё примерно половина замечает у себя снижение вовлечённости в работу. Столько же сотрудников отмечают, что совещательное похмелье плохо влияет на взаимодействие с коллегами, вызывает чувство оторванности от команды и желание побыть в одиночестве. У некоторых подобные ощущения проходят быстро — в среднем за 2 часа, а некоторые чувствуют последствия до конца дня.
Почему возникает совещательное похмелье
Причины, по которым рабочая встреча может оставлять после себя чувство разочарования и опустошённости, в основном такие:
лишнее совещание, которое можно было бы заменить перепиской в мессенджерах или по электронной почте;
неактуальные темы;
плохая организация;
слишком большое количество участников;
поведение отдельных участников, которые пытаются тянуть одеяло на себя;
неоправданно долгая встреча;
нечёткие итоговые решения.
Как избежать совещательного похмелья
Это задача не участников, а организаторов. Если вы регулярно устраиваете встречи, важно следовать нескольким правилам, которые вытекают из основных раздражителей.
Назначать встречу, только если она действительно необходима
Проще всего собирать людей по любому вопросу в надежде, что все вместе точно что-то придумают или решат какой-то вопрос. Совещание уже выглядит как важное дело, создаёт видимость активности.Но встречи, даже продуктивные, отвлекают от непосредственной работы, плюс многим нужно не только готовить к ним какие-то данные или тезисы, но и морально на них настраиваться. Так что если вопрос можно решить другим путём, например сделать рассылку, лучше его и выбрать.
Приглашать только тех участников, которые правда нужны
Независимо от продолжительности совещания высказаться всё равно получится всего у нескольких участников. Остальные часто только слушают и, если происходящее напрямую их не касается, чувствуют раздражение. Поэтому не стоит звать людей на всякий случай — это тот вариант, когда лучше меньше, да лучше.
Готовить повестку совещания
И заранее доносить её до всех причастных. Так у них будет понимание, зачем эта встреча проводится и как к ней подготовиться. Кроме того, повестка позволит сфокусировать обсуждение на том, что действительно надо решить вместе, и не даст обсуждению расползаться в разные стороны.
Устанавливать регламент
И соблюдать его. Чтобы встреча не стала бесконечной, нужно заранее прикинуть, сколько может длиться обсуждение каждого вопроса из повестки и выступления участников, если они предусмотрены. Спланировать всё следует так, чтобы у каждого оставалась возможность высказаться. Ведь сотрудников зачем-то пригласили на совещание — значит, их мнение важно.
Фиксировать результаты
Их стоит проговорить в конце встречи, а потом оформить в виде письма или сообщения в общем чате. Так участники всегда будут иметь перед глазами напоминание о том, что совещание всё-таки прошло не зря.
Лайфхакер
