Эффективно контролировать любые входящие сообщения и рационально расходовать время помогут несколько простых способов.
Лиза ЗахароваПереводчик Лайфхакера
Избранное концентрация снижается. Если вы чувствуете, что устаёте через определённые интервалы, — делите период работы над главной задачей на две части, делайте перерыв и вставайте из-за стола. Последнее обязательно — исследования подтверждают, что сидячий образ жизни приводит к проблемам с сердцем, плохой осанке, риску развития некоторых видов рака и не только.Весь день также можно разделить на две части. Например, проводить встречи или созвоны сразу после обеда, а оставшееся время посвятить задачам, связанным с менеджментом и планированием работы. Проверять входящие сообщения и почту при этом можно всего дважды — утром и днём, чтобы не отвлекаться от дел.
2. Изучить — Переместить в очередь или запас — Поделиться
Этот метод помогает разделить бессистемный поток из «гидранта» на три категории: удобный список задач; личную библиотеку полезных материалов; источники информации, которой стоит поделиться с коллегами или друзьями. Заниматься таким распределением можно как утром, так и вечером.
Изучить
Первый шаг подразумевает анализ всей поступающей информации. К ней относится всё, что угодно, от рабочих и личных писем до уведомлений из приложений и сайтов. Здесь важно понимать, что большинство из этого не требует незамедлительного ответа.Открывать каждое сообщение и отвечать на него не слишком эффективно. Чтобы не терять концентрацию, лучше сосредоточиться на чём-то одном — например, только просматривать входящие. Если вы можете «просканировать» их быстрее чем за две минуты, сделайте это. Если нет, добавьте в список задач, к которым нужно вернуться позднее.Анализируйте поток входящих два раза в день. Когда делаете это утром, задавайте себе вопрос, насколько каждое сообщение срочное. Так у вас получится не тратить драгоценное время, которое хотелось бы посвятить самой важной задаче дня.
Переместить в очередь или запас
На следующем этапе несрочные входящие, выполнение которых займёт больше двух минут, можно разделить по двум направлениям.Первое — то, что нужно прочитать, например онлайн-ресурсы, которые вы хотите изучить и обдумать. Сохраняйте их в избранном в браузере или в приложениях наподобие Instapaper, Pocket и аналогичных. Из этих запасов формируется личная библиотека полезных материалов.Второе — то, что нужно сделать. Переносите дела в бумажный ежедневник или электронный планировщик, например Any.do или Todoist.
Поделиться
Последний шаг — опубликовать ссылки на понравившиеся материалы в своих личных аккаунтах или переслать в рабочие чаты, если вы уверены, что они будут интересны и полезны коллегам.
3. Доводить начатое до конца
Это касается всех задач, которыми вы занимаетесь. И здесь пригодится проверенная система продуктивности для управления списком задач и собственным временем. Например, популярная Getting Things Done или любая другая, удобная и привычная лично вам.
Лайфхакер
